Apa itu SOP ? SOP merupakan sebuah singkatan dari kata Standard Operating Procedure. Apabila diterjemahkan ke bahasa Indonesia memiliki arti yaitu Prosedur Operasi Standar. Lalu sebenarnya apa itu SOP dan apakah manfaat dari SOP?

Standar Operasional Prosedur atau biasa disebut dengan nama SOP merupakan suatu sistem yang dirancang guna menertibkan, merapihkan, dan memudahkan suatu pekerjaan. SOP tersebut hadir dengan bentuk seperti dokumen yang berhubungan oleh prosedur yang dilaksanakan secara kronologis guna membantu dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan untuk mendapatkan hasil kerja secara efektif dari pekerja dengan biaya yang rendah.

Pengertian SOP

SOP adalah sebuah sistem kerja yang sangat efektif dalam pengorganisasian perusahaan atau bisnis dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyusun SOP yang baik, maka perusahaan bisa dengan mudah memperbaiki langkah yang sudah diambil dalam kegiatan perusahaan hingga memperbarui keputusan dengan tuntutan perubahan yang dialami oleh bisnis. Maka dari itu, tak heran jika SOP sangat penting untuk dimiliki sebuah bisnis untuk bisa mendukung dan mewujudkan tujuan atau target bisnis.

Pengertian SOP Menurut Beberapa Ahli:

1. Laksmi

Menurut Laksmi (2008:52), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berhubungan dengan prosedur yang dikerjakannya secara kronologis guna menuntaskan suatu pekerjaan yang berfungsi untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari pekerja dengan biaya serendah nya.

2. Sailendra 2015

Menurut Sailendra (2015:11), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman yang dipakai untuk membenarkan bahwa aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan dapat berjalan secara baik dan lancar.

Tujuannya

  1. Memberikan Pedoman, Petunjuk, atau Arahan : Tujuan pembuatan SOP adalah untuk memberikan pedoman yang terarah dan baku untuk setiap orang yang terlibat pada bagian tertentu.  Maka, SOP membantu pihak-pihak yang terkait untuk mengetahui tugasnya dan lebih fokus dalam menjalankan tugas yang telah diatur dalam SOP.
  2. Menciptakan tekad kuat dan semangat kerja yang tinggi : Tujuan SOP ini tentu dapat dirasakan dengan jelas dan berdampak bagi pihak-pihak yang terkait agar memiliki keinginan yang tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada, sehingga hal ini pun juga dapat menghasilkan kinerja hasil yang baik juga.
  3. Memperkecil Resiko kegagalan dan kebangkrutan : Dari pembuatan SOP ini diharapkan setiap pihak yang terlibat dalam bisnis atau perusahaan bisa mengikuti dan paham atas apa yang ia lakukan. Hal ini bisa memperkecil resiko kebangkrutan dan kesalahan.
  4. Mempermudah Adaptasi : Salah satu tujuan SOP adalah untuk memudahkan adaptasi kerja. Maka, dengan adanya prosedur sesuai tata kerja ini maka setiap karyawan yang masuk akan tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya.
  5. Membantu perusahaan untuk mencapai tujuan : Hal ini sangat dimungkinkan karena panduan kerja yang tertera pada SOP sudah bisa melalui penyusunan yang memperhatikan setiap langkah efektif dan efisien. Pembuatan sop juga memerlukan orang yang mampu memperhatikan aspek efektivitas yang mampu membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.

Fungsi SOP

  • Memperkecil kesalahan
  • Menjadi alat penilaian.
  • Pedoman kerja.
  • Menjadi sebuah dasar hukum
  • Informasi hambatan kerja.
  • Pengontrolan disiplin kerja.

Manfaat SOP

  1. Keterbukaan Informasi
  2. Tetap Konsisten
  3. Penyesuaian Jadwal
  4. Mereduksi Kegagalan
  5. Kepatuhan Terhadap Hukum
  6. Sebagai Standar Pelatihan
  7. Peningkatan Keterampilan Kerja
  8. Membantu Auditor Manajemen
  9. Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja
  10. Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan

Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

  • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  • SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  • Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  • Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  • Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  • Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  • Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Baca Juga :

Training Membuat SOP Karyawan

Cara Pembuatan SOP

  1. Pembentukan Tim Khusus pembuatan SOP
  2. Tentukan sasaran pembuatan sop
  3. Menentukan waktu dan tempat penerapan SOP
  4. Mendokumentasikan kegiatan operasional
  5. Menyusun alur kerja, instruksi kerja dan formulir pendukung.
  6. Tukar pendapat sesama TIM dengan Acuan SOP.
  7. Evaluasi dan perbaikan (Jika ada Rekonstruksi)
  8. Verifikasi dari Sosialisasi kepada karyawan.
  9. Pemantauan dan Analisis kerja

Kesimpulannya

Dari tujuan dan fungsi di atas dapat dirasakan oleh perusahaan jika perusahaan tersebut mampu membuat dan menerapkan SOP dengan baik. Untuk membuat SOP pelaku bisnis dapat memulainya dari melakukan kerja sama dengan rekan bisnis, menentukan sasaran, memberikan penjelasan SOP yang baik, penyusunan alur kerja sesuai bidangnya dan melakukan implementasi serta evaluasi. Setelah itu, hal yang perlu juga diperhatikan adalah sikap konsisten dalam melaksanakan SOP. Di mana SOP dibuat untuk dijalankan bagaimanapun kondisinya agar perusahaan tersebut dapat meraih pencapaian target yang maksimal.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *